Un CRM que l'équipe utilise vraiment : pipeline court, contacts automatiques, aucune relance oubliée

Pourquoi la plupart des CRM restent vides

Un CRM échoue quand le saisir coûte plus qu'il ne rapporte : trop de champs, des étapes que personne ne comprend, des contacts à recopier à la main depuis les e-mails. Nous faisons l'inverse : le moins d'étapes possible pour décrire votre vrai processus, des contacts qui arrivent seuls, et une vue qui répond aux questions du lundi matin — qui dois-je rappeler, qu'est-ce qui bloque, qu'est-ce qui est arrivé.

Notre mise en place

1. Comprendre comment vous vendez. Une courte conversation sur le chemin d'une affaire, du premier contact à la signature, et les endroits où elle se perd.
2. Choisir l'outil. Nous travaillons avec votre CRM s'il fait l'affaire ; sinon, nous en recommandons un adapté à votre taille, à votre nom.
3. Dessiner le pipeline. Les étapes, les quelques champs qui comptent, la définition de chaque étape pour que tout le monde l'utilise de la même façon.
4. Importer et nettoyer. Contacts et affaires existants, doublons fusionnés, personnes opposées signalées.
5. Brancher. Formulaires du site, chat, réponses de prospection et contacts publicitaires arrivent automatiquement.
6. Former et revoir. Une courte séance avec l'équipe, puis une revue après quelques semaines pour retirer ce qui ne sert à personne.

Des règles sur les données prévues dès le départ

Un CRM est un fichier de données personnelles : les règles de protection des données s'y appliquent, pas seulement à votre site. Le RGPD impose de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire (article 5) et permet à chacun de s'opposer à tout moment à la prospection, après quoi ses données ne sont plus utilisées à cette fin (article 21). Le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale permet de garder les données de prospects trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect ; ensuite, il faut les supprimer ou les archiver, sauf si la personne confirme son intérêt.

Pour les oppositions, la CNIL décrit la liste repoussoir, qui exclut durablement les personnes de toute nouvelle prospection. Elle recommande de n'y garder que le nécessaire — idéalement l'empreinte de l'adresse ou du numéro plutôt qu'une liste nominative —, de la conserver au moins trois ans et de ne jamais l'utiliser à d'autres fins. C'est exactement ce que nous mettons en place, relié à chaque outil qui envoie des messages.

À quoi ressemble un pipeline propre

Ce n'est qu'un exemple : vos étapes dépendent de votre façon de vendre.

Ce que nous attendons de vous

• Un accès à votre CRM actuel, à vos tableurs ou à vos exports
• Trente minutes avec ceux qui vendent, pour décrire le vrai processus
• Vos décisions : qui suit quels contacts, ce qu'est un contact qualifié
• Un créneau de formation courte avec l'équipe