ServiceExploitation et hébergement
Un système interne pour votre équipe : clients, travail et priorités au même endroit, chez vous
Notre service de système interne donne à une petite équipe un seul endroit pour piloter l'activité : un suivi commercial (CRM), une liste de tâches, une feuille de route et une liste de priorités, avec des robots sur votre messagerie d'équipe et sur WhatsApp qui enregistrent les demandes et répondent aux questions, le tout sur un serveur à votre nom. Il s'inspire de Takat OS, le système sur lequel notre propre équipe travaille chaque jour.
Ce que nous faisons pour vous
- Une cartographie du travail actuel : où arrivent les demandes, où sont suivis les clients, où les choses se perdent
- Un suivi commercial avec les étapes réelles de vos ventes
- Les tâches dans une seule liste : tâches, blocages, décisions, questions et relances, chacune avec un responsable
- Une feuille de route et une liste de priorités vivante, visibles par toute l'équipe
- Des robots sur votre messagerie d'équipe et sur WhatsApp qui rangent briefs et demandes dans le système
- Un preneur de notes qui rejoint les visioconférences, les enregistre et les transcrit, auto-hébergé
- L'hébergement sur un serveur à votre nom, avec instantanés quotidiens et sauvegardes
- De courts guides pour chaque rôle, et un bilan après le premier mois d'usage
Pour qui
- Pour : les équipes de quelques personnes à quelques dizaines qui jonglent entre clients, projets et demandes sur le chat, l'e-mail et des tableurs
- Pour : les dirigeants qui veulent une vue unique des clients, du travail et des priorités sans multiplier les abonnements
- Pour : les entreprises qui préfèrent leurs données sur un serveur qu'elles maîtrisent
- Pas pour : les grandes entreprises dotées d'un ERP et d'une équipe informatique ; nous nous brancherions seulement sur l'existant
Ce que nous utilisons nous-mêmes
Takat OS est notre système interne. Il contient notre suivi commercial, nos tâches, notre feuille de route et nos priorités, et notre équipe s'en sert via des robots sur notre messagerie d'équipe et sur WhatsApp, le tout sur un seul serveur auto-hébergé. Une demande dictée sur WhatsApp devient une tâche avec un responsable ; un brief donné sur le chat est enregistré au lieu de se perdre dans un fil. Nous faisons aussi tourner un preneur de notes auto-hébergé qui rejoint les visioconférences, les enregistre et les transcrit.
Nous construisons les systèmes de nos clients à partir des mêmes briques, adaptées à la façon dont votre équipe travaille, et non l'inverse.
Ce qu'il contient
| Module | La question à laquelle il répond | Utilisateurs habituels |
|---|---|---|
| Suivi commercial | Où en sont clients et prospects, et quelle est la prochaine étape | Dirigeant, commerciaux |
| Tâches | Qui fait quoi, pour quand, et qu'est-ce qui bloque | Tout le monde |
| Feuille de route | Ce que nous construisons ou changeons ce trimestre, et pourquoi | Dirigeant, responsables |
| Priorités | Ce qui compte le plus maintenant, dans une liste vivante | Tout le monde |
| Robots d'équipe | Transformer un message du chat ou de WhatsApp en tâche rangée, répondre à « qu'est-ce que j'ai à faire ? » | Tout le monde |
| Notes de réunion | Ce qui a été dit et décidé, retrouvable plus tard | Les participants aux réunions |
Pourquoi un serveur à votre nom
Votre liste de clients, votre suivi commercial et vos notes internes comptent parmi vos données les plus sensibles. Les garder sur un serveur à votre nom, c'est décider qui y a accès et où elles se trouvent. Quand des données personnelles sont traitées pour votre compte, le RGPD vous demande de ne faire appel qu'à des sous-traitants présentant des garanties suffisantes de mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 28), et attend des moyens garantissant la confidentialité, la disponibilité et la résilience des systèmes, ainsi que la capacité de rétablir les données après un incident (article 32). Sauvegardes et gestion des accès font partie du montage, pas des options.
Des robots qui aident sans prendre la main
Les robots d'équipe sont utiles quand ils rangent, retrouvent et rappellent. Ils deviennent risqués quand ils décident. Les nôtres suivent les garde-fous que nous appliquons partout : plafond d'usage quotidien, mode simulation pour tout nouveau comportement, bouton d'arrêt, passage à une personne quand la demande n'est pas claire, et journal de chaque action. Un robot ne supprime jamais rien : retirer un élément est une décision humaine.
Notre méthode
- Cartographier le circuit actuel des demandes, des clients et des tâches, avec les personnes concernées.
- Commencer petit : en général les tâches et le suivi commercial d'abord.
- Reprendre les données de vos tableurs et outils, vérifiées avec vous.
- Ajouter les robots une fois l'essentiel adopté par l'équipe.
- Faire le bilan après un mois : ce qui sert, ce qui est ignoré, ce qu'on retire.
Ce dont nous avons besoin de votre côté
- Une personne qui décide de la façon de travailler de l'équipe, et qui a le temps de tester.
- Vos listes actuelles : clients, prospects, tâches en cours, même si elles vivent dans des tableurs ou des fils de discussion.
- Un serveur ou un compte cloud à votre nom, ou votre accord pour que nous le créions, à votre nom.
- Un accord sur qui voit quoi : chiffres commerciaux, notes RH et finances ont rarement leur place dans la même vue pour tous.
- Une heure par semaine le premier mois, pour ajuster ce qui ne colle pas.
Les questions qu'on nous pose
Est-ce un logiciel que j'achète ?
Non. C'est un service : nous installons et adaptons le système à votre équipe, l'hébergeons sur un serveur à votre nom et le maintenons en marche. Vos données essentielles ne dépendent pas de l'abonnement à un outil tiers.
Mon équipe peut-elle continuer à utiliser WhatsApp ?
Oui, c'est souvent tout l'intérêt : un robot sur WhatsApp ou sur votre messagerie d'équipe range les demandes dans le système, chacun garde ses habitudes et rien ne se perd.
Qui peut voir nos données ?
Les personnes auxquelles vous donnez accès. Le serveur et les données sont à votre nom ; nous les exploitons avec les accès que vous nous accordez, et vous pouvez les retirer à tout moment.
Et si l'équipe ne l'adopte pas ?
Nous commençons par le plus petit élément utile et faisons le point après un mois. Un module qui ne sert pas est retiré plutôt qu'imposé.
Sources
- CNIL : texte du RGPD, chapitre 4 (articles 28 et 32) (vérifié le 2026-10-06)