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Un preneur de notes qui rejoint vos réunions, sur un serveur que vous maîtrisez
Notre service de notes de réunion installe un robot preneur de notes qui rejoint vos visioconférences comme un participant visible, les enregistre et les transcrit, et conserve le résultat sur un serveur auto-hébergé plutôt que dans un énième abonnement. Les participants voient le robot dans l'appel et savent qu'il enregistre : rien n'est enregistré en cachette.
Ce que nous faisons pour vous
- Un robot que vous invitez à une réunion comme n'importe quel participant, sous un nom explicite
- L'enregistrement et la transcription de l'appel
- Un hébergement auto-géré (votre serveur, ou un serveur que nous gérons pour vous) : les enregistrements ne dorment pas dans le cloud d'un éditeur tiers
- Un court texte d'information pour les invitations et le début des appels, pour prévenir les participants avant de commencer
- Des règles d'accès : qui, dans votre équipe, peut lire quelles transcriptions
- Une durée de conservation fixée avec vous, au terme de laquelle les enregistrements sont effacés
Pour qui
- Pour vous si votre équipe enchaîne les appels clients ou internes et perd ensuite décisions et détails
- Pour vous si vous préférez que les enregistrements restent sur une infrastructure que vous contrôlez
- Pour vous si vous avez besoin d'une trace écrite consultable de ce qui a été dit
- Pas pour vous s'il s'agit d'enregistrer des gens à leur insu : nous ne le mettrons pas en place
- Pas pour vous si les règles de votre secteur interdisent tout enregistrement de certaines réunions (nous le vérifions avec vous d'abord)
Pourquoi l'auto-hébergement
La plupart des outils de prise de notes envoient vos enregistrements et transcriptions dans leur propre cloud, selon leurs conditions et leurs durées de conservation. Or beaucoup de réunions contiennent des informations clients, des prix, des sujets RH. Un preneur de notes auto-hébergé garde le son et le texte sur un serveur que vous maîtrisez, avec les règles d'accès et d'effacement que vous décidez. Nous faisons tourner ce dispositif sur notre propre infrastructure ; pour un client, il peut tourner sur votre serveur ou sur un serveur que nous gérons à votre nom.
Ce que font les plateformes de visioconférence
Les grandes plateformes partent du principe que chacun sait quand il est enregistré. Google Meet indique que les participants reçoivent une notification au début et à la fin de l'enregistrement, et qu'un administrateur peut exiger le consentement explicite de tous avant d'activer l'enregistrement ou la transcription. Microsoft Teams précise que tous les participants sont avertis dès qu'un enregistrement commence, et ajoute que, selon la région, l'accord de chacun peut être nécessaire avant de l'enregistrer.
Un robot qui rejoint la réunion comme participant apparaît dans la liste des présents, et c'est voulu : personne ne doit découvrir après coup qu'un appel a été enregistré.
Vos obligations, et comment nous vous aidons à les tenir
L'enregistrement d'une voix et la transcription de ses propos sont des données personnelles. Le RGPD impose d'informer les personnes de l'identité du responsable du traitement, des finalités et de la base juridique (article 13), et de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire (article 5). Pour les traitements reposant sur l'IA, la CNIL demande en outre une finalité clairement définie, des données réduites au nécessaire et une durée de conservation fixée à l'avance.
- Nous vous fournissons un texte d'information pour les invitations et le début de chaque appel
- Le robot ne rejoint pas une réunion à laquelle il n'a pas été invité
- Enregistrements et transcriptions sont gardés pendant la durée choisie, puis effacés
- L'accès est réservé aux personnes qui en ont besoin
- La décision d'enregistrer telle réunion reste la vôtre et celle des participants
Notre mise en place
- Convenir de l'usage. Quelles réunions, dans quel but, qui lit les transcriptions, combien de temps on les garde.
- Installer. Nous déployons le preneur de notes sur un serveur que vous maîtrisez et le relions aux plateformes de visioconférence que vous utilisez.
- Rédiger les mentions. Une ligne pour les invitations d'agenda et une phrase à dire en début d'appel.
- Tester. Quelques réunions internes pour vérifier le son, la transcription et les droits d'accès.
- Transmettre. Un guide d'une page pour l'équipe : inviter le robot, retrouver les transcriptions, en effacer une.
Outil hébergé ou preneur de notes auto-hébergé ?
| Question | Outil hébergé classique | Preneur de notes auto-hébergé |
|---|---|---|
| Où vivent les enregistrements | Dans le cloud de l'éditeur | Sur un serveur que vous maîtrisez |
| Règles de conservation | Les réglages et conditions de l'éditeur | Les vôtres |
| Effort de mise en place | Faible | Plus élevé : un serveur à faire tourner et entretenir |
| Qui peut tout arrêter | L'éditeur et vous | Vous |
Les questions qu'on nous pose
Les participants sauront-ils qu'ils sont enregistrés ?
Oui. Le robot apparaît dans l'appel sous un nom explicite, et nous vous fournissons un texte d'information pour les invitations et le début des appels. Nous ne mettons pas en place d'enregistrement caché.
Avec quelles plateformes fonctionne-t-il ?
Le robot rejoint les plateformes de visioconférence courantes comme un participant. Nous confirmons la compatibilité avec vos outils avant l'installation.
Où sont stockés les enregistrements ?
Sur un serveur auto-hébergé — le vôtre, ou un serveur que nous gérons à votre nom —, pas dans le cloud d'un éditeur tiers.
Combien de temps sont-ils conservés ?
Pendant la durée que vous fixez, qui ne doit pas dépasser ce que la finalité exige. Ensuite, ils sont effacés.
Faut-il le consentement de chacun ?
Les règles varient selon les pays, et des plateformes comme Microsoft Teams rappellent que l'accord de tous peut être nécessaire. Nous vous aidons à informer les participants ; la décision juridique vous appartient.
Sources
- Aide Google Meet — Enregistrer une visioconférence (consulté le 2026-10-06)
- Support Microsoft — Enregistrer une réunion dans Microsoft Teams (consulté le 2026-10-06)
- RGPD, chapitre III (article 13) — édition CNIL (consulté le 2026-10-06)
- RGPD, chapitre II (article 5) — édition CNIL (consulté le 2026-10-06)
- CNIL — IA : comment être en conformité avec le RGPD (consulté le 2026-10-06)