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Le tri de vos e-mails par IA : une boîte rangée, sans une seule suppression
Notre service de tri des e-mails met une IA au travail sur votre boîte : toutes les deux heures, elle lit les nouveaux messages, les étiquette et les range dans quelques piles claires (à traiter, en attente, factures, lettres d'information, prospection) et signale ce qui compte. Elle déplace et étiquette ; elle ne supprime jamais. Nous utilisons le même dispositif chaque jour sur la boîte de notre fondateur.
Ce que nous faisons pour vous
- Des règles de tri écrites avec vous : les quelques piles qui vous servent vraiment, et ce qui va dans chacune
- Un passage de l'IA toutes les deux heures (ou au rythme choisi) sur les nouveaux messages
- Des étiquettes et des déplacements seulement — jamais de suppression, jamais de purge
- Une pile « pour vous » avec une ligne qui explique pourquoi chaque message s'y trouve
- Un journal de chaque action, pour retrouver et remettre en place n'importe quel message
- Une révision des réglages après les premières semaines, quand le courrier réel montre où les règles se trompaient
Pour qui
- Pour vous si vous êtes dirigeant, manager ou indépendant et recevez plus de courrier que vous ne pouvez en lire
- Pour vous si vous gérez une boîte partagée (contact@, commercial@) où les demandes se perdent entre notifications et offres
- Pour vous si vous voulez de l'aide sans laisser un outil supprimer ou envoyer quoi que ce soit à votre place
- Pas pour vous si vous cherchez un assistant qui répond seul à vos e-mails
- Pas pour vous si la loi ou un contrat interdit que le contenu de la boîte sorte d'un environnement fermé — nous en parlons d'abord
La règle qui passe avant tout : rien n'est supprimé
Un assistant de tri qui supprime finit toujours par commettre une erreur irréversible : la facture qui ressemblait à un spam, la réponse d'un client qui ressemblait à une lettre d'information. Le nôtre ne fait que déplacer et étiqueter. Chaque message reste dans votre boîte, chaque action est journalisée, tout peut être remis en place en un clic. Sur Gmail, cela correspond au fonctionnement des libellés : Google rappelle qu'ils diffèrent des dossiers, et un même message peut en porter plusieurs. Sur les autres messageries, nous utilisons les dossiers de la même façon.
Le même principe vaut pour l'envoi : l'assistant n'envoie jamais de message, de réponse ni de transfert à votre place. Répondre reste votre affaire — il s'assure seulement que vous voyez d'abord les messages qui attendent une réponse.
Notre mise en place
- Regarder le courrier réel. Avec votre accord, nous passons en revue un échantillon de messages récents pour voir ce que vous recevez vraiment.
- Définir les piles. En général quatre à six : à traiter aujourd'hui, en attente de quelqu'un, argent (factures, reçus), information, lettres et offres, prospection.
- Écrire les consignes. En langage simple : ce qui va où, quels expéditeurs comptent toujours, ce qui ne doit jamais quitter la boîte de réception.
- Mode à blanc. Quelques jours durant, l'assistant se contente de dire ce qu'il ferait. Vous vérifiez le compte rendu.
- Mise en service. Il passe toutes les deux heures, étiquette et range, et rédige un court résumé de la pile « pour vous ».
- Ajuster. Après les premières semaines, nous corrigeons les règles qui se sont trompées.
Vos données, traitées avec soin
Une boîte mail regorge de données personnelles — les vôtres, celles de vos clients, de vos fournisseurs. Le RGPD impose de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité (article 5), et la CNIL demande, pour les systèmes d'IA, une finalité bien définie, les seules données utiles et une durée de conservation fixée à l'avance. Nous l'appliquons à la lettre : l'assistant lit ce qu'il faut pour trier, notre journal garde l'action et la référence du message, pas des copies de vos e-mails, et l'accès peut être retiré à tout moment. Avant la mise en service, nous vous disons quel fournisseur d'IA traite le texte et à quelles conditions.
Ce qui change dans une journée de travail
| Avant | Après |
|---|---|
| Ouvrir sa boîte, c'est tout parcourir | Ouvrir la pile « pour vous », avec une ligne par message qui dit pourquoi |
| Des factures éparpillées dans les fils | Une pile argent, étiquetée |
| Lettres d'information et offres mêlées aux clients | Sorties de la boîte de réception, toujours retrouvables |
| La peur de rater quelque chose d'important | Un journal et un court résumé à vérifier |
Ce que nous attendons de vous
- Un accès à la boîte par sa méthode de connexion officielle (par exemple un mot de passe d'application ou OAuth sur un compte Google ou Microsoft)
- Vingt minutes pour convenir des piles et des expéditeurs qui comptent toujours
- Un coup d'œil aux comptes rendus du mode à blanc avant la mise en service
Les questions qu'on nous pose
L'assistant peut-il supprimer un e-mail par erreur ?
Non. Il n'a aucune action de suppression. Il étiquette et déplace seulement, et chaque action est journalisée pour pouvoir tout remettre en place.
Va-t-il répondre à ma place ?
Non. Il trie et signale ; il n'envoie jamais rien. L'envoi reste toujours votre décision.
Fonctionne-t-il avec Outlook comme avec Gmail ?
Il fonctionne avec les boîtes accessibles par des connexions standard. Sur Gmail il utilise les libellés, ailleurs les dossiers.
À quelle fréquence passe-t-il ?
Toutes les deux heures par défaut, comme chez nous. Vous pouvez choisir un autre rythme.
Qui lit mes e-mails ?
L'IA lit les nouveaux messages pour les trier. Chez Takat, une personne ne regarde un échantillon que pendant la mise en place, avec votre accord, et vous pouvez retirer l'accès à tout moment.
Sources
- Aide Gmail — Créer et gérer des libellés (consulté le 2026-10-06)
- RGPD, chapitre II (article 5, limitation de la conservation) — édition CNIL (consulté le 2026-10-06)
- CNIL — IA : comment être en conformité avec le RGPD (consulté le 2026-10-06)