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L'agent de relance des impayés : chaque facture en retard suivie, rien d'envoyé hors de vos règles
Notre agent de relance lit chaque jour votre outil de facturation, repère les factures arrivant à échéance ou en retard, et envoie les relances que vous avez validées à l'avance, avec le ton adapté à chaque étape ; une personne reprend la main dès qu'un client conteste, promet une date ou doit une somme importante. Il ne négocie jamais, ne menace jamais et ne supprime rien ; il consigne chaque relance et chaque réponse.
Ce que nous faisons pour vous
- Une revue de vos conditions de paiement, des mentions de vos factures et de vos habitudes de relance
- Une politique de relance écrite que vous validez : étapes, délais, ton, qui reprend la main et quand
- Une connexion à votre outil de facturation ou de comptabilité, via son API officielle ou des exports
- Des modèles de relance par étape, personnalisés avec les éléments de la facture, dans le ton de votre entreprise
- Une mise en pause automatique dès qu'un client répond par une contestation, une question ou une promesse de paiement
- Une liste quotidienne pour votre équipe : ce qui est parti, qui a répondu, ce qui demande une personne
- Des garde-fous : plafond quotidien, mode simulation les premières semaines, bouton d'arrêt, journal de chaque action
- Un point mensuel sur la politique avec vous
Pour qui
- Pour : les petites entreprises B2B où les relances reposent sur une seule personne débordée
- Pour : les structures qui émettent beaucoup de petites factures à des clients fidèles qu'elles veulent garder
- Pour : les dirigeants qui veulent des relances à l'heure sans ton robotique
- Pas pour : le recouvrement contentieux ; l'agent s'arrête là où commencent l'avocat ou la société de recouvrement
Le problème qu'il supprime
Les retards de paiement tiennent rarement à de mauvais clients. Le plus souvent, personne n'a eu le temps d'envoyer la relance, ou la première est partie trois semaines trop tard, ou elle était si sèche qu'un bon client s'est vexé. Résultat : de la trésorerie qui dort chez vos clients et un dirigeant qui passe son vendredi soir dans un tableur.
En France, le calendrier compte. Service-public.fr rappelle qu'entre professionnels, le délai de paiement par défaut est de 30 jours après la livraison ou l'exécution, et qu'un contrat peut prévoir jusqu'à 60 jours à compter de la date d'émission de la facture ou 45 jours fin de mois. Les pénalités de retard courent dès le lendemain de l'échéance, à un taux au moins égal à trois fois le taux d'intérêt légal, et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est due pour chaque facture payée en retard. Ces éléments doivent figurer dans vos conditions et sur vos factures. Un agent qui connaît vos échéances applique vos conditions avec constance.
Le fonctionnement, étape par étape
- Connexion : l'agent lit factures, échéances, montants et statut de paiement dans votre outil de facturation. Aucune double saisie.
- Politique validée : par exemple un mot aimable quelques jours avant l'échéance, une relance après, un message plus ferme ensuite rappelant les pénalités prévues dans vos conditions, puis une personne. Vous décidez des étapes et des mots.
- Rédaction et envoi : chaque relance reprend le numéro de facture, le montant, l'échéance et le nom de votre interlocuteur. Les premières semaines, tout tourne en simulation : vous voyez ce qui aurait été envoyé.
- Lecture des réponses : une contestation, une question, une promesse de paiement ou une réponse d'absence met la séquence en pause pour cette facture.
- Passage de relais : les cas sensibles vont à la personne désignée, avec tout l'historique.
- Suivi : une courte liste quotidienne et une vue mensuelle de ce qui reste dû, et depuis quand.
Ce qu'il fait, et ce qu'il ne fait jamais
| L'agent fait | L'agent ne fait jamais |
|---|---|
| Envoie les relances prévues par la politique que vous avez validée | Envoie quoi que ce soit hors de cette politique |
| Personnalise chaque message avec les éléments de la facture | Négocie seul une remise, un échéancier ou une nouvelle date |
| Met la séquence en pause dès qu'un client conteste ou répond | Menace de poursuites ou saisit une société de recouvrement |
| Fait remonter les gros montants et les clients clés à une personne | Supprime une facture, un e-mail ou une fiche |
| Consigne chaque message et chaque réponse | Écrit à un client que vous avez exclu |
Ce sur quoi il se branche
La facturation électronique change la tuyauterie en France. Service-public.fr indique qu'à compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et que les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre ; les PME et micro-entreprises devront les émettre à compter du 1er septembre 2027. Les factures transitent par des plateformes agréées, qui en suivent aussi le cycle de vie. Nous branchons l'agent sur ce que votre plateforme met à disposition, pour qu'il lise le même statut que votre expert-comptable.
- Votre logiciel de facturation ou de comptabilité, via son API ou des exports réguliers.
- Votre messagerie, pour envoyer depuis votre adresse et lire les réponses.
- Votre banque ou votre plateforme de paiement, si possible, pour voir arriver les règlements.
- Votre CRM ou votre messagerie d'équipe, pour confier un dossier à une personne.
Ce que nous faisons déjà tourner chez nous
Nous n'avons pas encore déployé cet agent chez un client ; voici ce sur quoi il repose. Nos propres opérations s'appuient déjà sur des agents dotés des mêmes garde-fous : un tri des e-mails qui range la boîte de notre fondateur toutes les 2 heures (il déplace et étiquette, ne supprime jamais), un brief du matin, une revue de nuit des opérations, des serveurs contrôlés toutes les 5 minutes, et une routine SEO quotidienne dont les contrôles automatiques refusent les modifications contraires à ses règles. Chacun a un plafond, un mode simulation, un bouton d'arrêt et un journal.
Les questions qu'on nous pose
L'agent risque-t-il de froisser mes bons clients ?
Il suit le ton que vous validez pour chaque étape, et vous pouvez exclure n'importe quel client ou le confier directement à une personne. Les premières semaines tournent en simulation : vous lisez chaque message avant tout envoi.
Que se passe-t-il quand un client conteste une facture ?
La séquence s'arrête pour cette facture et le dossier part chez la personne désignée, avec l'historique. L'agent ne discute pas et ne négocie pas.
Applique-t-il automatiquement les pénalités de retard ?
Non. Il peut rappeler les pénalités et l'indemnité forfaitaire prévues dans vos conditions, puisque les règles françaises imposent de les faire figurer sur les factures, mais les réclamer ou y renoncer reste votre décision.
Fonctionne-t-il avec les nouvelles plateformes de facturation électronique ?
C'est l'objectif : nous le branchons sur ce que votre outil de facturation ou votre plateforme agréée met à disposition. Si l'outil n'offre pas d'accès fiable, nous vous le disons avant de commencer.
Sources
- Service-public.fr (entreprendre) : délais de paiement et pénalités de retard entre professionnels (vérifié le 2026-10-06)
- Service-public.fr (entreprendre) : se préparer à l'obligation de facturation électronique (vérifié le 2026-10-06)
- impots.gouv.fr : je passe à la facturation électronique (vérifié le 2026-10-06)